Hoe versterk ik de interne communicatie?

Effectieve interne communicatie is essentieel voor het goed functioneren van elke organisatie. Het zorgt voor betrokken medewerkers, bevordert kennisdeling, ondersteunt veranderingsprocessen en draagt bij aan een positieve werkcultuur. Uit vrijwel elk onderzoek blijkt echter dat de interne communicatie beter kan. In dit artikel ontdek je hoe je de interne communicatie in jouw organisatie kunt versterken.

De basis van interne communicatie

Interne communicatie vindt plaats op verschillende niveaus: bij het individu, in teams en op organisatieniveau. Het heeft meerdere functies, waaronder het ontsluiten van kennis, het ondersteunen van werkprocessen en het betrekken van medewerkers bij het beleid en functioneren van de organisatie.

Volgens >Interne communicatie zijn er twee visies op interne communicatie: de actievisie en de interactievisie. De actievisie ziet communicatie als een manier om doelen te bereiken via het sturen van boodschappen. De interactievisie beschouwt communicatie als een continu proces van betekenisgeving en dialoog tussen mensen.

De rol van leidinggevenden

Een van de belangrijkste pijlers van interne communicatie is de communicatie door leidinggevenden. Als die goed is, komt het met de interne communicatie verder wel in orde. Leidinggevenden vervullen een sleutelpositie: ze hebben zicht op veranderingen én kennen de dagelijkse werkpraktijk.

Leidinggevenden kunnen hun communicatie verbeteren door:

• Regelmatig bij te praten over ontwikkelingen (informeren)
• Door te praten met het team over wat dit betekent (dialoog)
• Terug te praten en te luisteren naar wat er leeft (feedback)
• Consistent en consequent te communiceren in een duidelijk ritme

Een strategische aanpak voor interne communicatie

Om interne communicatie structureel te versterken, is een strategische aanpak nodig. Dit begint met het formuleren van een heldere visie op interne communicatie en het ontwikkelen van een plan.

Een strategische aanpak voor interne communicatie omvat:

1. Het formuleren van een visie op interne communicatie
2. Het luisteren naar de wensen van betrokkenen
3. Het analyseren van de huidige situatie
4. Het bepalen van doelgroepen en hun informatiebehoeften
5. Het ontwikkelen van een communicatiemix
6. Het implementeren en evalueren van de strategie

De digitale werkplek

De digitale transformatie heeft grote invloed op interne communicatie. Moderne digitale tools bieden nieuwe mogelijkheden om medewerkers te bereiken en met elkaar te laten samenwerken, zeker in een tijd van hybride werken.

Medewerkers betrekken en verbinden

Betrokken medewerkers zijn cruciaal voor het succes van een organisatie. Interne communicatie speelt een belangrijke rol bij het creëren van betrokkenheid en het verbinden van medewerkers met de organisatiestrategie.

Om medewerkers te betrekken en te verbinden:

• Maak het organisatieverhaal duidelijk en inspirerend
• Vertaal kernwaarden naar concreet gedrag
• Investeer in internal branding
• Maak de 'employee journey' positief en betekenisvol
• Bevorder diversiteit en inclusie
• Creëer mogelijkheden voor tweerichtingscommunicatie

Open communicatie en psychologische veiligheid

Voor effectieve interne communicatie is een cultuur van openheid en psychologische veiligheid essentieel. Medewerkers moeten zich vrij voelen om ideeën, zorgen en feedback te delen zonder angst voor negatieve consequenties.

Gespreksvormen die openheid en veiligheid bevorderen zijn onder andere:

• Het delen van levensloop en bepalende ervaringen
• Het bespreken van de onderlinge samenwerking
• Reflectie geven en doorvragen
• Het bespreekbaar maken van 'het onbesprokene'

Interne communicatie bij verandering

Veranderingen in organisaties zijn aan de orde van de dag. Goede interne communicatie is cruciaal om veranderingsprocessen succesvol te laten verlopen en medewerkers hierbij te betrekken.

Bij verandercommunicatie is het belangrijk om:

• Helder te communiceren over het waarom van de verandering
• Te luisteren naar zorgen en ideeën van medewerkers
• Veranderingen klein, haalbaar, concreet en realistisch te maken
• Consistent te zijn in boodschappen
• Successen te vieren en te delen
• Leidinggevenden te ondersteunen in hun communicatieve rol

De rol van de communicatieprofessional

De communicatieprofessional speelt een belangrijke rol bij het versterken van de interne communicatie. Deze rol verschuift steeds meer van het maken en verspreiden van content naar het adviseren en faciliteren van communicatie in de organisatie.

De communicatieprofessional kan interne communicatie versterken door:

• Strategisch te adviseren over interne communicatie
• Leidinggevenden te coachen in hun communicatieve rol
• Communicatieprocessen te faciliteren
• Inzicht te bieden in de informatiebehoefte van medewerkers
• Te helpen bij het ontwikkelen van een aansprekend organisatieverhaal
• De juiste mix van communicatiemiddelen te ontwikkelen
• De effectiviteit van communicatie te meten en te verbeteren

Conclusie

Het versterken van interne communicatie vraagt om een strategische aanpak die rekening houdt met verschillende niveaus: individu, team en organisatie. Leidinggevenden spelen hierbij een cruciale rol, maar ook alle andere medewerkers dragen bij aan effectieve interne communicatie.

Door te investeren in open communicatie, psychologische veiligheid, betrokkenheid en de juiste digitale tools, kan de interne communicatie aanzienlijk worden verbeterd. Dit leidt tot meer betrokken medewerkers, betere samenwerking, succesvolle veranderingen en uiteindelijk betere organisatieprestaties.

Zoals Ellen van Dijk het treffend verwoordt in >Let's Fly!: waar de leiding in de kop bedenkt waar het met de organisatie naar toe moet, moet dat via de hals, lees interne communicatie, goed worden overgebracht naar het lijf, naar de werkvloer waar de kernactiviteiten worden uitgevoerd.