Contractmanagement: van administratie naar strategische waardecreatie

Contractmanagement ontwikkelt zich van een technisch-administratieve functie naar een strategisch vakgebied dat wezenlijk bijdraagt aan de bedrijfsvoering. Waar contractbeheer vroeger vooral draaide om het archiveren van documenten, staat nu het realiseren van contractdoelstellingen centraal. Organisaties sluiten steeds meer contracten af en besteden cruciale processen uit. Die contracten moeten werken: prestaties moeten worden geleverd, risico's beheerst en waarde gecreëerd. Dit vereist professioneel contractmanagement.

De afgelopen jaren hebben crisissen als COVID-19 en de oorlog in Oekraïne het belang van flexibel contractmanagement pijnlijk duidelijk gemaakt. Contracten kunnen niet langer statische documenten zijn. Ze vragen om voortdurende aandacht, bijsturing waar nodig en een wendbare houding van beide partijen. Het beheren van leveranciersrelaties is daarbij minstens zo belangrijk geworden als het contract zelf.

De CATS CM-methode als fundament

De methode CATS CM versie 4: Van werken aan contracten naar contracten die werken heeft zich ontwikkeld tot de standaard voor contractmanagement in Nederland. De afkorting CATS staat voor Contract Administration and Tracking Scenarios. De methode onderscheidt tien contractmanagement essentials (CM Essentials) die samen zorgen voor effectief contractbeheer.

Centraal staat het begrip DOP: De Overeengekomen Prestatie. Hieromheen zijn alle andere contractafspraken georganiseerd. De methode is toepasbaar in zowel de publieke als private sector, voor zowel opdrachtgevers als leveranciers. Deze universaliteit zorgt voor een gemeenschappelijke taal tussen partijen, wat de samenwerking ten goede komt.

Van publiek naar privaat: contractmanagement overal essentieel

Lange tijd werd contractmanagement vooral gezien als een publieke sector-aangelegenheid, verbonden aan aanbestedingen en strenge regels. Die tijd ligt achter ons. Ook in de private sector groeit het besef dat contracten te belangrijk zijn om over te laten aan toeval of amateurs.

In de publieke sector is de uitdaging vaak dat contracten eenmaal gesloten moeilijk te wijzigen zijn door aanbestedingsregels. In de private sector bestaat meer flexibiliteit, maar wordt het belang van structureel contractmanagement nog regelmatig onderschat. Beide sectoren kunnen van elkaar leren: de publieke sector van de wendbaarheid, de private sector van de gedisciplineerde aanpak.

Rollen en verantwoordelijkheden helder krijgen

Een veelvoorkomend probleem bij contractmanagement is onduidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is. De contractmanager coördineert en bewaakt, maar is afhankelijk van project- en servicemanagers voor de operationele uitvoering. Inkoop sluit het contract af, maar moet nauw samenwerken met contractmanagement voor de uitvoering.

Deze rolverwarring leidt regelmatig tot fricties. Linda Tonkes en Richard Steketee maken in hun werk daarom expliciet onderscheid tussen verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Hun boek over RVM positioneert de realisatie- en verificatiemanager als de schakel tussen contract en dagelijkse uitvoering.

Digitalisering en contractmanagement

De digitale transformatie raakt ook contractmanagement. Contract Lifecycle Management (CLM) systemen bieden mogelijkheden voor het automatiseren van contractprocessen, van opstelling tot archivering. Artificiële intelligentie kan contracten analyseren en risico's signaleren. Legal tech verandert de juridische praktijk.

Toch blijft de menselijke factor essentieel. Technologie kan ondersteunen, maar het vakmanschap van de contractmanager - het inschatten van risico's, het onderhouden van relaties, het nemen van beslissingen - is niet te vervangen. De kunst is technologie in te zetten waar het meerwaarde heeft, zonder de essentie van het vak te verliezen.

Van inkoop naar contractmanagement en terug

Inkoop en contractmanagement zijn verwante maar verschillende disciplines. Inkoop richt zich op het selecteren van leveranciers en het afsluiten van contracten. Contractmanagement pakt het vervolgens op: zorgen dat contracten gedurende de looptijd leveren wat is afgesproken.

In de praktijk lopen beide functies door elkaar. Inkopers hebben baat bij kennis van contractmanagement, omdat het hen helpt betere contracten af te sluiten. Contractmanagers moeten begrijpen hoe inkoopprocessen werken, omdat de basis voor goed contractmanagement al bij het opstellen van het contract wordt gelegd. Boeken als Strategic Sourcing en Inkoop behandelen contractmanagement dan ook als integraal onderdeel van het inkoopvak.

Contractmanagement en IT-dienstverlening

Nergens is contractmanagement zo ontwikkeld als in de IT-sector. De uitbesteding van ICT-diensten, de complexiteit van technologie en de snelle veranderingen maken professioneel contractmanagement onontbeerlijk. Niet voor niets is de CATS CM-methode ontstaan vanuit ICT-contractmanagement.

Frameworks als BiSL en ASL, ontwikkeld voor business informatiemanagement en applicatiemanagement, beschrijven contractmanagement als kernproces. Ze geven aan dát het belangrijk is, maar werken niet uit hóe je het invult. Daar komt CATS CM om de hoek: een methode die praktische handvatten biedt voor het inrichten van contractmanagement binnen IT-organisaties.

Volwassenheid in contractmanagement

Organisaties bevinden zich op verschillende volwassenheidsniveaus als het gaat om contractmanagement. Sommige organisaties hebben nauwelijks grip op hun contracten, andere hanteren geavanceerde systemen en processen. Het CATS CM Maturity Model helpt organisaties bepalen waar ze staan en welke stappen nodig zijn om verder te professionaliseren.

Die professionalisering is geen doel op zich. Het gaat erom dat contractmanagement bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen. Een hoger volwassenheidsniveau moet zich dus vertalen in betere resultaten: minder incidenten, meer waardecreatie, betere leveranciersrelaties. Investeren in contractmanagement kan een positieve businesscase opleveren, mits goed aangepakt.

De toekomst: contractmanagement als primair proces

De komende jaren zal contractmanagement verder in belang toenemen. Organisaties besteden meer uit, werken vaker in ecosystemen met meerdere partners en zijn voor hun bedrijfsvoering afhankelijk van externe partijen. Duurzaamheidsdoelstellingen, circulaire economie en maatschappelijke verantwoordelijkheid stellen nieuwe eisen aan contracten en de manier waarop we ze beheren.

Contractmanagement ontwikkelt zich van een ondersteunende naar een primaire functie. Bij bedrijven die hun kernprocessen uitbesteden, wordt contractmanagement vanzelf ook een kernproces. Die ontwikkeling vraagt andere competenties van contractmanagers: meer strategisch inzicht, betere relatievaardigheden, gevoel voor maatschappelijke ontwikkelingen.

Het vraagt ook meer van opleidingen en certificeringen. Contractmanagement verdient een plek in elke bedrijfsopleiding, MBA en managementprogramma. Pas dan ontstaat het brede bewustzijn dat nodig is om contractmanagement de positie te geven die het verdient: als strategische discipline die waarde creëert en risico's beheerst in een complexe, veranderende wereld.