Integraal programmamanagement

'Integraal programmamanagement' begint met een nuttige vergelijking van de verschillende methodieken en technieken op het gebied van portfoliomanagement, (multi)projectmanagement en programmamanagement. De auteur David de Graaf wekt meteen al de interesse door te zeggen dat zijn kijk op integraal programmamanagement zich onderscheidt door een nadrukkelijke aandacht voor de 'menskant' en op veranderkundige aspecten. Maar eerst betreden we het werkveld van de auteur, de bedrijfsarchitectuur, en maken we daarin speciaal kennis met het zogeheten Novius-raamwerk. Op basis daarvan is de situationele methode van integraal programmanagement ontwikkeld. Het Novius-raamwerk is een analysemodel voor het systematisch en minutieus analyseren en op logische wijze herschikken van bedrijfsvoeringsonderdelen en -processen. Het biedt de programmamanager bouwstenen en handvatten om, vanuit de bedrijfsstrategie, het programma te ontwikkelen en adequaat te sturen. De bedrijfsstrategie is richtinggevend voor de inhoud en opzet van het programma. Van daaruit is, via de beleidsuitgangspunten en de architectuur van de huidige en gewenste situatie, de vertaalslag te maken naar speerpunten en uit te voeren business- en ICT-projecten. Dit mondt uit in een projectenportfolio op basis waarvan de programma's tot stand komen. Speciale bedrijfsarchitecten ondersteunen het proces door het maken van onder meer het bedrijfsinformatieplan, risicomodellen en projectkaarten. Zij stellen ook de projectenportfolio's samen en helpen de programmanager bij het uitstippelen van de kaart en route voor het programmamanagement. De belangrijkste taak van de programmamanager is ervoor te zorgen dat de business- en ICT-componenten van uit te voeren projecten op elkaar aansluiten en deze te toetsen op samenhang met de bedrijfsstrategie. Doordat de bedrijfs- en informatiearchitectuur als uitgangspunt wordt genomen, is deze aanpak van programmanagement tamelijk uniek. Het voordeel van deze methodologie is dat het een logische, gestructureerde en samenhangende aanpak is die de programmamanager inzicht en sturingsinstrumenten verschaft. Maar voor wie niet goed in thuis is in deze tak van sport, is de kennismaking wellicht even wennen. Hoewel de methodiek helder en logisch is beschreven, bekruipt mij het gevoel dat het zonder gedegen kennis van de bedrijfsarchitectuur lastig is deze vorm van integraal programmanagement snel te doorgronden en te hanteren. Bovendien heeft niet iedere programmamanager speciaal opgeleide bedrijfsarchitecten ter beschikking die hem ondersteunen. Hierin verschilt deze methode met bijvoorbeeld het 6-fasen model van Twynstra & Gudde en de Lemniscaat van Kernconsult. Deze vereisen vrij weinig specialistische kennis en laten zich doorgaans tamelijk gemakkelijk naar de praktijk vertalen. Het tweede hoofdstuk behandelt de organisatie en besturing van programmamanagement. Op dezelfde analytische en doorwrochte manier als bij de uitwerking van het programmamanagement benoemt de auteur de taken, rollen, functies en overlegorganen in project- en de programmaorganisaties. Dit gebeurt zelfs zo gedegen dat het resultaat balanceert op de rand van volledigheid en overdadigheid. Zo krijgen we een praktijkvoorbeeld voorgeschoteld met een Programma Management Comité, een Stuurgroep Speerpunten, een Klankbordgroep Business, een Business Case Review Team, een Managementteam ICT en een Programma Support Office. De vraag is of een dergelijke projectorganisatie nog efficiënt te overzien en te managen valt. Dit maakt ons benieuwd naar de, volgens de auteur onderscheidende, menselijke en veranderkundige aspecten van integraal programmamanagement. Wie enigszins is ingevoerd in gangbare verandertheorieën en -modellen treft hier weinig nieuws aan. De veranderaanpak leunt zwaar op de bekende kleurentheorie van De Caluwé en Vermaak, welke goed aansluit bij de situationele benadering van het boek. Maar de praktische vertaling naar integraal programmanagement is dermate algemeen en voor de handliggend, dat ze in veel verandersituaties van toepassing kan zijn en nauwelijks meer onderscheidend is te noemen. Het boek maakt op het punt van veranderkunde zijn belofte dan ook niet helemaal waar. De betreffende voorbeelden en adviezen lijken vooral nuttig voor beheersmatige programmanagers die van nature weinig affiniteit hebben met de sociale aspecten van het programmanagement. Het boek sluit af met drie hoofdstukjes over programmacommunicatie, het procesmodel voor programmamanagement en hulpmiddelen. Deze bevatten een zeer beknopt overzicht van grotendeels bekende informatie als de fasering in programmadefinitie, -uitvoering, -afronding en overdracht. Met dien verstande dat de auteur hier en daar wat eigen matrixen, tabellen en checklisten heeft toegevoegd. Integraal programmanagement heeft veel weg van een total design aanpak. De verdienste daarvan is dat door het gedetailleerd ontwerpen en inrichten van projecten en programma's het inzicht, de beheersbaarheid en de doeltreffendheid van een projectmatig werkende organisatie toeneemt. De programmamanager weet waar hij aan toe is en is beter in staat te sturen. Voeg daar de relaties met de bedrijfsstrategie aan toe en je hebt de ingrediënten voor een succesvolle programmaorganisatie. De keerzijde is dat het ook een zeer instrumentele, bijna Tayloristische manier van organiseren en besturen van projecten is. De ondertitel 'Grip op de sturing van proces, inhoud en verandering' is wat dat betreft veelzeggend. Integraal management lijkt vooral bedoeld voor organisaties waarin voorspelbaarheid en risicoreductie hoge prioriteit hebben. De menselijke, irrationele aspecten (en faalfactoren) die ook in dat type organisaties een rol spelen, komen slechts oppervlakkig aan bod. Daarmee gaat het boek voorbij aan de vraag wat mensen nog meer nodig hebben dan zekerheid, willen ze zich gelukkig voelen in een strakke programmaorganisatie met weinig ruimte voor toeval of creativiteit. Voor programmamanagers die dit niet problematisch vinden of zelf voldoende oog hebben voor de complexe menselijke aspecten, biedt 'Integraal programmamanagement' een originele kijk en een ruim scala aan adviezen en hulpmiddelen voor projecten- en programmanagement. Voor de bedrijfsarchitecten onder hen is het een praktisch handboek dat zijn weg naar de praktijk waarschijnlijk wel zal vinden.