In de wereld van unieke opgaven (projecten of programma’s) is inmiddels bij vrijwel iedereen duidelijk dat de rol van opdrachtgever essentieel is. Als opdrachtgever kom je er niet door simpelweg te roepen dat je een doel wilt bereiken of een probleem opgelost wilt hebben. Wat je wél moet doen, hoe je valkuilen vermijdt en hoe je zorgt voor effectieve samenwerking met opdrachtnemer en team, is vaak minder duidelijk. Het werk van de opdrachtgever is verre van eenvoudig – zoals De kunst van goed opdrachtgeverschap laat zien.
Project versus programma
Portman en Vilain maken een heldere afbakening van de twee managementaanpakken. Zo zijn projecten volgens hen uniek, tijdelijk en resultaatgericht, met een duidelijke start- en einddatum. Programma’s zijn eveneens uniek, maar richten zich op het realiseren van strategische doelen en worden beëindigd zodra die doelen binnen bereik zijn.
Drie delen
Het boek – een kloek werk van 249 ‘liggende’ pagina’s – bestaat uit drie delen.
In deel één wordt de kern van goed opdrachtgeverschap beschreven en is er aandacht voor de kenmerken van projecten en programma’s. Leerzaam is de beschrijving van zes patronen die maken dat een project onstuurbaar wordt. En gelukkig staat er ook een positief stuk: de kenmerken van projectsucces. Het hoofdstuk sluit af met beknopte beschrijvingen van elf aandachtsgebieden.
In het tweede deel van het boek worden elf aandachtsgebieden verder uitgewerkt. De eerlijkheid gebied te zeggen dat de introductie in deel één niet echt nodig is, deel twee is zo helder en systematisch opgezet dat het heel goed zonder kan.
Deel drie behandelt 25 projectmanagementtechnieken.
Succespatronen
Op basis van onderzoek en ervaring onderscheiden Portman en Vilain zes patronen die het succes van projecten beïnvloeden. Zo kunnen ‘zijpaden’ ontstaan doordat teamleden verschillende belangen hebben, waardoor het gezamenlijke doel vervaagt. Ook waarschuwen de auteurs voor een te eenzijdige focus op tijd en geld, ten koste van inhoud en gedrag. Een belangrijke valkuil is de beperkte zeggenschap van opdrachtgevers over mensen buiten het eigen team, wat besluitvorming vertraagt.
Twee benaderingen
De auteurs onderscheiden twee fundamentele verschillende benaderingen die de opdrachtgever helpen om zowel de opdrachtgeversrol als de opdrachtnemersrol rol te positioneren binnen de organisatie.
De transactionele (of oplossingsgerichte) benadering: het project is klaar zodra de output is opgeleverd; implementatie is aan de lijn. De oplossingsgerichte opdrachtgever blinkt uit in strak procesmanagement en duidelijke deliverables. De oplossingsgerichte opdrachtnemer richt zich op het effectief uitvoeren van strak gedefinieerde processen om duidelijke deliverables te realiseren.
De doelgerichte (of transformationele) benadering: het project is pas voltooid als ook de doelen zijn behaald. De doelgerichte opdrachtgever daarentegen focust op strategische waarde, flexibiliteit en innovatie. De doelgerichte opdrachtnemer focust op het realiseren van strategische waarde door flexibiliteit en innovatie te combineren met een helder langetermijnperspectief.
Elf aandachtsgebieden
De auteurs beschrijven elf gebieden waarop elke opdrachtgever alert moet zijn, zoals Commitment en draagvlak, Context van de verandering, Scope & prioritering, Requirements en Communicatie.
De beschrijving van ieder aandachtsgebied volgt dezelfde structuur: vragen vooraf, theoretische toelichting, cases en methodieken en vooral de vraag: Hoe ga je aan de slag? Deze opzet maakt dit deel bijzonder praktisch en bruikbaar.
25 Technieken
In het derde deel passeren 25 technieken de revue, waaronder het 70:20:10-leermodel, Leidinggeven zonder bevelen en Storymapping. Hoewel dit deel een fraai overzicht biedt, de korte toelichtingen maken het niet echt toepasbaar. Het hoofdstuk vraagt om een nieuwsgierige lezer die zelf wil doorgronden welke techniek past bij welke situatie, en zich er verder in wil verdiepen.
Samenwerkingsvormen
Een van de geïnterviewde opdrachtgevers merkt terecht op dat de relatie met de opdrachtnemer bij de start zelden goed wordt doordacht. Zo kun je als opdrachtgever vragen ‘Doe dit voor mij’ (voer uit); ‘Doe dit met mij’ (samenwerken) of ‘Doe dit namens mij’ (delegeren of mandateren).
De keuze voor één van de drie bepaalt in hoge mate de dynamiek en voorwaarden voor de samenwerking.
Leesbaar
Het boek is prettig geschreven en mooi vormgegeven, met veel korte casebeschrijvingen en negen lange interviews met ervaren opdrachtgevers. Deze persoonlijke verhalen maken de theorie concreet en herkenbaar. De nummering van de hoofdstukken, het begint bij hoofdstuk 1 en eindigen bij hoofdstuk 58, maakt het geheel echter niet overzichtelijker.
De kunst van goed opdrachtgeverschap is een zorgvuldig samengesteld handboek dat zowel beginnende als ervaren opdrachtgevers veel herkenning en inspiratie zal bieden. Het combineert theorie met praktijk. De omvang van het boek vraagt een stevige leesinspanning van de vaak drukbezette opdrachtgever.
Het (hand)boek vormt een waardevolle hulp voor iedereen die zijn rol als opdrachtgever bewuster en effectiever wil invullen. Vooral deel twee maakt het handboek uit de subtitel van het boek waar. De kunst van goed opdrachtgeverschap laat zien dat effectief opdrachtgeverschap meer vraagt dan beheersing van methodieken: het draait (ook) om leiderschap, communicatie en een goed besef van de context.
Over Rudy Kor
Rudy Kor is zelfstandig organisatieadviseur en auteur van diverse managementboeken. Tot voor kort werkte hij (als senior partner) bij Twynstra Gudde. Hij startte zijn werkzame leven bij Philips in Eindhoven. Als adviseur helpt hij (project)managers bij het effectiever inrichten van hun projecten. Als veellezer wordt hij gedreven door nieuwsgierigheid en schrijft regelmatig boekrecensies.